Ohne saubere Belegerfassung hält keine Buchhaltung einer Prüfung stand. Doch viele Unternehmer und Freelancer machen immer wieder die gleichen Fehler, die später zu Problemen mit dem Finanzamt oder zur Ungültigkeit ihrer Buchhaltung führen können. Hier sind die drei häufigsten Fehler und wie Sie diese vermeiden.
1. Fehlende oder unvollständige Belege
Der häufigste Fehler ist das Fehlen von Belegen oder dass Belege unvollständig sind. Nach deutschem Steuerrecht müssen alle Geschäftsvorfälle durch Belege dokumentiert sein. Das bedeutet:
- Jede Ausgabe muss durch einen Kassenbon, eine Rechnung oder einen Beleg dokumentiert sein
- Der Beleg muss Name und Adresse des Anbieters, das Ausstellungsdatum und die Leistungsbeschreibung enthalten
- Der Betrag und die Zahlungsart müssen angegeben sein
Lösung: Sammeln Sie alle Belege systematisch. Nutzen Sie moderne Belegerfassungssysteme wie Lexoffice, die es Ihnen ermöglichen, Belege direkt über die App zu fotografieren und hochzuladen.
2. Ungenaue oder falsche Kategorisierung
Viele Unternehmer ordnen Belege falsch ein. Ein häufiger Fall: Eine Bewirtungsrechnung wird als allgemeine Betriebsausgabe gebucht statt als Bewirtungsaufwand. Bewirtungskosten sind aber nur zu 70 Prozent abziehbar (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG), und der Beleg muss Anlass und Teilnehmer nennen. Das mag harmlos klingen, aber bei einer Betriebsprüfung wird jede solche Buchung korrigiert, besonders wenn sie systematisch falsch läuft.
Lösung: Nutzen Sie ein Kontensystem, das zu Ihrem Unternehmen passt. Wenn Sie unsicher sind, fragen Sie Ihren Steuerberater oder nutzen Sie ein System wie DATEV, das automatisch richtige Kontierungen vorschlägt.
3. Verspätete Belegerfassung
Viele warten bis zum Ende des Monats oder Jahres, um Belege zu erfassen. Das führt dazu, dass Details vergessen werden, Belege verloren gehen oder man den Überblick verliert. Außerdem können so Fehler entstehen.
Lösung: Erfassen Sie Belege sofort oder spätestens am Folgetag. Das ist genauer und kostet weniger Zeit. Mit modernen Systemen wie Lexoffice können Sie Belege sofort nach der Transaktion eingeben.
Möchten Sie sich von diesen Aufgaben befreien? Lassen Sie mich Ihre Belegerfassung professionell übernehmen.
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